皆さんの会社では無数の「会議」が行われていると思います。「会議」の意味は辞書の数だけありますが、端的に言えば「ある目的のために、関係者が同じ時間、同じ場所に集まって話し合うこと」となるでしょうか。
会議が無数にあるのは「目的」が無数にあるからですが、目的によっては、わざわざ同じ時間に集まって話さなくてもよいことが多分にあります。「定例会議」などはその最たるものです。特定の人がダラダラと話すだけのムダな時間を定例にする意味はありません。
司会のような人はいても、ファシリテーター役がこなせず場がうまく仕切れない。声の大きな人が関係ないことを延々と話し続ける。結局、その場では何も決まらないし何も生み出さない…。
私は個人的に、会議の目的は「意思決定」と「アイデア出し」だけでいいと思っています。その他は必要ありません。もちろん、イレギュラーな事態に対応する必要はありますが、基本的にはこの二つで十分でしょう。
「情報共有」や「報告」の場としての会議もなくはないですが、情報共有や報告のためだけにわざわざ一堂に会する必要はありません。情報共有はそもそも会議の時だけではなく“常に”なされるべきで、都度開示し、朝礼などで情報レベルを揃えるのが基本です。報告にしても同様で、下手をすると「誰かを責める場」になり、悲惨な状態になります。
翻って、会議の目的である「意思決定」と「アイデア出し」は混ぜるな危険です。必ず分けるようにしてください。混ぜてしまうとアイデアも出ず、何も決まらなくなります。逆に、分けるとアイデア量が増えるうえ、会議時間が11％減少するというデータもあります。
また、参加者の姿勢や態度も会議の生産性に影響します。会議の際に口角を2ｃｍ上げる（特に40代以上男性）、あるいはマスクの人はうなずきを5ｃｍ深くすると、会議時間が減少するという行動実験の結果も出ています。
ムダな会議は集まった人すべての「時間」「お金」「労力」をムダにします。つまりは浪費。使った資源が熔けるだけです。特に中小企業において、経営資源を浪費している余裕はありません。資源は投資に使ってこそ意味を持ちます。
「投資」は使った資源よりも多くのリターンを得ることが目的です。会議で言えば、使った時間、お金、労力以上の収益を得ること。会議で「意思決定」や「アイデア出し」が行われ、その結果会社の収益性が上がり、成長が加速する。
経営者の皆さん。今週、あなたが予定に入れている会議の目的は「意思決定」と「アイデア出し」のどちらでしょうか。もし、単なる情報共有や報告の場になっているのであれば、なくしていい会議かもしれません。この機会に見直してみてはいかがでしょうか。
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